Politique de confidentialité | Rabais Routiers Canada inc.

1. Qui sommes-nous?

Rabais Routiers est une plateforme d'adhésion et de services destinée principalement aux entreprises, aux travailleurs autonomes, aux employés et aux chauffeurs du secteur du transport.

La plateforme est exploitée par :

Nom légal : Rabais Routiers Canada inc.

Nom commercial : Rabais Routiers

NEQ : 1171850739

Adresse : 5045, route 143, Stanstead-Est (Québec) J0B 3E0

Téléphone : 819 437-8536

Site Web : https://rabais-routiers.com

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités.

Elle s'applique notamment :

au site Web de Rabais Routiers;
au portail client et aux formulaires en ligne;
aux demandes d'adhésion et aux abonnements;
aux achats, paiements, factures et renouvellements;
aux cartes de membre physiques et numériques;
aux passes Apple Wallet et Google Wallet;
aux communications avec notre service à la clientèle;
aux communications avec nos partenaires et fournisseurs de services.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne suivante agit comme responsable de la protection des renseignements personnels pour Rabais Routiers :

Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels

Nom : Jean-François Ouellet

Courriel : confidentialite@rabais-routiers.com

Téléphone : 819 437-8536

Adresse postale : 5045, route 143, Stanstead-Est (Québec) J0B 3E0

Cette personne reçoit les questions, demandes d'accès, demandes de rectification, demandes de retrait du consentement et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires pour fournir nos services, administrer les adhésions et respecter nos obligations.

3.1 Renseignements d'identité et de contact

Nous pouvons recueillir :

le prénom et le nom;
l'adresse postale;
l'adresse courriel;
le numéro de téléphone et le numéro d'extension;
la langue de communication;
le titre, la fonction ou le rôle au sein d'une organisation;
les renseignements permettant de confirmer l'identité d'une personne.

3.2 Renseignements relatifs à une entreprise ou à un emploi

Nous pouvons recueillir :

la dénomination sociale et le nom d'opération;
l'adresse et les coordonnées de l'entreprise;
le nombre d'employés et de véhicules;
le type et le nombre de camions;
les territoires et destinations desservis;
le lien entre un membre et une entreprise;
le statut de propriétaire, travailleur autonome, employé ou chauffeur;
les renseignements transmis par un représentant autorisé de l'entreprise.

Certains renseignements professionnels, comme le nom, le titre professionnel et les coordonnées d'affaires, peuvent ne pas être considérés comme des renseignements personnels dans certaines situations prévues par la loi. Nous les protégeons néanmoins de manière appropriée.

3.3 Renseignements relatifs à l'adhésion

Nous pouvons recueillir :

le type d'adhésion ou de carte;
le numéro de membre ou de carte;
la durée et le statut de l'abonnement;
la date d'activation, de renouvellement ou d'expiration;
l'admissibilité à certains avantages;
les cartes attribuées à une entreprise, à un employé ou à un chauffeur;
l'historique des modifications, remplacements et renouvellements;
les demandes relatives à des cartes de partenaires;
les documents ou images volontairement transmis pour traiter une demande.

3.4 Renseignements relatifs aux paiements et transactions

Nous pouvons recueillir :

l'adresse de facturation;
les commandes, factures, paiements et remboursements;
le montant, la date et le statut d'une transaction;
le mode de paiement;
les références et jetons de transaction fournis par le prestataire de paiement;
une partie masquée du numéro de carte, comme les quatre derniers chiffres, lorsque fournie par le prestataire.

Les renseignements complets de carte de crédit sont saisis et traités par notre prestataire de paiement. Rabais Routiers ne conserve pas le numéro complet de la carte de crédit ni son code de sécurité dans ses propres systèmes.

3.5 Renseignements relatifs aux cartes numériques

Lorsque vous ajoutez une carte à Apple Wallet ou Google Wallet, nous pouvons traiter :

l'identifiant de la carte numérique;
le type et le statut de la carte;
le numéro de membre;
le nom du titulaire ou de l'entreprise;
la date d'expiration;
les renseignements affichés dans la passe;
les identifiants techniques nécessaires à l'émission, à la mise à jour ou à la révocation de la passe;
les renseignements techniques transmis par le fournisseur du portefeuille numérique.

Apple et Google peuvent traiter séparément certains renseignements conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

3.6 Renseignements relatifs aux communications

Nous pouvons recueillir :

les courriels et messages qui nous sont transmis;
les demandes de soutien et les plaintes;
les notes prises lors d'un appel ou d'une intervention;
les préférences de communication;
les consentements ou refus relatifs aux communications promotionnelles;
les réponses à des sondages ou formulaires.

3.7 Renseignements techniques

Lors de l'utilisation de notre site ou de notre portail, nous pouvons recueillir :

l'adresse IP;
le type d'appareil, de navigateur et de système d'exploitation;
la date et l'heure de connexion;
les pages consultées et les actions effectuées;
les identifiants de session;
les journaux d'authentification, de sécurité et d'erreurs;
les choix relatifs aux témoins de connexion;
les renseignements nécessaires à la prévention de la fraude et des accès non autorisés.

Nous ne recueillons pas de données de localisation précise ou continue à partir de votre appareil. Un service de recherche ou de validation d'adresse peut toutefois recevoir le texte d'une adresse que vous saisissez.

3.8 Références et demandes auprès de partenaires

Lorsque vous recommandez une personne ou demandez qu'un partenaire communique avec vous, nous pouvons recueillir les coordonnées nécessaires pour traiter la demande.

Vous devez vous assurer d'avoir l'autorisation de transmettre les renseignements personnels d'une autre personne.

4. Comment recueillons-nous les renseignements?

Nous pouvons recueillir des renseignements :

directement auprès de vous;
au moyen de nos formulaires Web et de notre portail client;
lors de la création ou de la gestion d'un compte;
lors d'un achat, d'un paiement ou d'un renouvellement;
par courriel, téléphone ou autre moyen de communication;
auprès d'un employeur, d'une entreprise membre ou d'un représentant autorisé;
auprès d'un fournisseur de paiement;
auprès d'un partenaire lorsque vous avez demandé cette communication;
automatiquement au moyen de témoins essentiels et de journaux techniques;
auprès d'Apple ou de Google lors de l'émission ou de la gestion d'une carte numérique.

Lorsqu'un représentant d'entreprise nous transmet des renseignements concernant un employé ou un chauffeur, ce représentant doit être autorisé à le faire et doit informer la personne concernée lorsque la loi l'exige.

5. Pourquoi utilisons-nous les renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

créer et administrer un compte;
vérifier l'identité et les autorisations d'un utilisateur;
traiter une adhésion, une commande ou un renouvellement;
émettre, imprimer, activer, remplacer ou révoquer une carte;
produire et mettre à jour une passe Apple Wallet ou Google Wallet;
administrer les avantages associés à l'adhésion;
traiter les paiements, factures, crédits et remboursements;
communiquer avec les membres;
fournir du soutien et répondre aux plaintes;
traiter les demandes auprès de partenaires;
prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés;
assurer la sécurité, la disponibilité et le bon fonctionnement de la plateforme;
respecter nos obligations comptables, fiscales, contractuelles et légales;
établir, exercer ou défendre un droit;
produire des statistiques internes sous une forme dépersonnalisée ou anonymisée;
améliorer nos services;
transmettre des communications promotionnelles lorsque le consentement requis a été obtenu.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à une nouvelle fin incompatible sans obtenir un nouveau consentement, sauf lorsque la loi le permet.

6. Consentement

Nous demandons un consentement clair lorsque celui-ci est requis.

Une demande de consentement est présentée séparément lorsque la nature du renseignement, son degré de sensibilité ou la finalité de son utilisation l'exige.

Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Un retrait peut empêcher Rabais Routiers de continuer à fournir un service qui nécessite le renseignement concerné.

Le retrait d'un consentement n'a pas d'effet rétroactif sur les traitements déjà effectués légalement.

7. Témoins de connexion et technologies similaires

7.1 Témoins essentiels

Notre plateforme utilise des témoins strictement nécessaires pour :

maintenir une session sécurisée;
permettre la connexion au portail;
conserver le contenu d'un panier;
prévenir les attaques et les soumissions frauduleuses;
mémoriser des choix de sécurité ou de langue;
assurer le fonctionnement du site.

Ces témoins ne peuvent généralement pas être désactivés sans nuire au fonctionnement du service.

7.2 Témoins optionnels

Les témoins d'analyse, de personnalisation ou de publicité ne sont activés qu'après l'obtention du consentement requis.

Les fonctions permettant d'identifier une personne, de la localiser ou d'effectuer un profilage sont désactivées par défaut lorsqu'elles ne sont pas strictement nécessaires.

Vous pouvez modifier vos choix au moyen de l'outil de gestion des témoins accessible sur notre site.

Le refus des témoins optionnels n'empêche pas l'accès aux fonctions essentielles du site.

7.3 Profilage et décisions automatisées

Rabais Routiers n'utilise pas les renseignements personnels à des fins de publicité comportementale sans consentement.

Lorsqu'une technologie est utilisée pour effectuer un profilage ou pour rendre une décision exclusivement automatisée ayant un effet important sur une personne, nous fournissons les renseignements exigés par la loi, notamment les facteurs principaux ayant mené à la décision et les moyens permettant de faire corriger les renseignements utilisés.

8. Communications électroniques

Nous pouvons envoyer des communications nécessaires à l'exécution du service, notamment :

des confirmations d'inscription ou de paiement;
des avis de renouvellement ou d'expiration;
des messages relatifs à une carte;
des alertes de sécurité;
des réponses à une demande de soutien;
des communications requises par la loi.

Les communications promotionnelles sont envoyées lorsque la loi le permet et lorsqu'un consentement valable a été obtenu.

Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles au moyen du lien de désabonnement inclus dans le message ou en communiquant avec nous.

Les communications administratives essentielles au maintien du compte ou de l'adhésion peuvent continuer d'être transmises.

9. À qui pouvons-nous communiquer les renseignements?

L'accès interne est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :

le service à la clientèle;
l'administration des abonnements;
la facturation et la comptabilité;
l'impression et la gestion des cartes;
les responsables techniques et de la sécurité;
le responsable de la protection des renseignements personnels;
la direction, lorsque nécessaire.

Nous pouvons communiquer des renseignements à des fournisseurs qui agissent pour notre compte, notamment :

notre fournisseur ERP et d'hébergement Odoo/Odoo.sh;
nos fournisseurs d'infrastructure infonuagique;
nos prestataires de paiement;
nos fournisseurs de courriel, de messagerie ou de télécommunications;
nos fournisseurs de cybersécurité, de sauvegarde et de soutien informatique;
nos fournisseurs d'impression et de production de cartes;
Apple et Google pour les cartes numériques;
nos fournisseurs de validation d'adresse;
nos comptables, vérificateurs, avocats et autres conseillers professionnels;
un assureur ou un partenaire lorsqu'une personne demande expressément d'être mise en communication avec lui.

Ces fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements que pour fournir les services convenus, sous réserve de leurs obligations légales.

Nous pouvons également communiquer des renseignements :

lorsque la personne concernée y consent;
lorsque la loi l'exige ou l'autorise;
en réponse à une ordonnance ou à une demande légalement valide;
pour prévenir ou enquêter sur une fraude ou un incident de sécurité;
dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion, d'un financement ou d'une vente d'entreprise, sous réserve des mesures de protection applicables.

Rabais Routiers ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

10. Traitement à l'extérieur du Québec

Certains fournisseurs de services peuvent traiter ou conserver des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada.

Dans une telle situation, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités et peuvent être accessibles aux autorités qui y exercent une compétence légale.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou de confier leur traitement à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place des mesures contractuelles, administratives et techniques appropriées.

11. Conservation, destruction et anonymisation

Nous conservons les renseignements uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

De façon générale :

les renseignements d'un compte actif sont conservés pendant la relation avec le membre;
les renseignements nécessaires au traitement d'un différend, d'une plainte ou d'un incident peuvent être conservés pendant une période supplémentaire raisonnable;
les registres comptables et fiscaux sont généralement conservés pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent;
les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une période limitée correspondant aux besoins de sécurité et d'enquête;
les renseignements associés à une carte révoquée ou expirée sont supprimés, dépersonnalisés ou archivés selon notre calendrier de conservation;
les consentements et preuves de transaction sont conservés aussi longtemps qu'ils peuvent être nécessaires pour démontrer le respect de nos obligations.

À l'expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet et qu'un objectif sérieux et légitime le justifie.

12. Mesures de sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la nature et à la sensibilité des renseignements, notamment :

la limitation des accès selon les rôles;
l'authentification et, lorsque disponible, l'authentification multifacteur;
le chiffrement des communications;
le chiffrement ou le hachage de certains renseignements sensibles;
la journalisation des accès et opérations sensibles;
la sauvegarde et la restauration des données;
les mises à jour et correctifs de sécurité;
la surveillance des systèmes;
la formation et les engagements de confidentialité du personnel;
des procédures de gestion des incidents;
des clauses de confidentialité avec les fournisseurs.

Aucune méthode de transmission ou de conservation ne peut éliminer tous les risques. Nous adaptons nos mesures en fonction de l'évolution des menaces et de nos activités.

13. Incidents de confidentialité

Nous maintenons un processus permettant de détecter, d'évaluer et de traiter les incidents de confidentialité.

Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec conformément aux exigences applicables.

Nous tenons également un registre des incidents de confidentialité.

Une personne qui croit que son compte ou ses renseignements ont été compromis doit communiquer rapidement avec nous à :

confidentialite@rabais-routiers.com

14. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

de confirmer si nous détenons des renseignements à votre sujet;
d'accéder à vos renseignements personnels;
d'obtenir une copie de ces renseignements;
de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
de faire mettre à jour vos renseignements;
de retirer un consentement;
d'obtenir de l'information sur la source de certains renseignements;
d'obtenir de l'information sur les personnes ou catégories de personnes auxquelles ils ont été communiqués;
de faire cesser la diffusion de renseignements dans les situations prévues par la loi;
de faire désindexer ou réindexer un hyperlien dans les situations prévues par la loi;
d'obtenir certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
de demander que ces renseignements soient communiqués à une organisation autorisée lorsque les conditions du droit à la portabilité sont respectées;
de déposer une plainte relative à nos pratiques.

Pour exercer un droit, transmettez une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons demander les renseignements nécessaires pour vérifier votre identité. Ces renseignements seront utilisés uniquement pour traiter la demande.

Nous répondons généralement dans les 30 jours suivant la réception d'une demande complète. Lorsqu'une demande est refusée en tout ou en partie, nous fournissons les motifs du refus et les recours applicables.

Une personne insatisfaite peut communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec.

15. Renseignements concernant les mineurs

Les services de Rabais Routiers ne s'adressent pas directement aux enfants de moins de 14 ans.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d'un enfant de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la loi permet une telle collecte.

16. Liens et services de tiers

Notre site ou notre portail peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.

Rabais Routiers n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers. Nous recommandons de consulter leurs politiques avant de leur transmettre des renseignements.

17. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter :

une modification de nos services;
l'ajout ou le retrait d'un fournisseur;
une évolution de nos pratiques technologiques;
une modification législative ou réglementaire;
de nouvelles mesures de protection.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.

Lorsqu'une modification est importante, un avis est publié sur notre site ou transmis aux personnes concernées par un moyen approprié avant ou au moment de son entrée en vigueur.

18. Questions et plaintes

Toute question ou plainte peut être adressée à :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Jean-François Ouellet

Rabais Routiers Canada inc.

5045, route 143, Stanstead-Est (Québec) J0B 3E0

confidentialite@rabais-routiers.com

819 437-8536

Nous analysons les plaintes de manière confidentielle, impartiale et diligente.