Conditions et confidentialité | Rabais Routiers Canada inc.

Article 1 — Présentation du regroupement

Rabais Routiers Canada inc. est un regroupement d’achats destiné aux entreprises de transport, aux propriétaires-exploitants, aux travailleurs autonomes, aux chauffeurs et aux employés.

Rabais Routiers négocie des tarifs préférentiels et des avantages exclusifs auprès de fournisseurs partenaires au bénéfice de ses membres admissibles.

Les rabais et avantages sont soumis aux conditions particulières des partenaires participants.

Les adhésions des catégories « Entreprise » et « Travailleur autonome » sont destinées aux besoins des activités commerciales du membre. La personne qui souscrit une adhésion au nom d’une entreprise déclare être autorisée à l’engager et à accepter les présentes conditions en son nom.

Les adhésions souscrites personnellement par des chauffeurs sont régies par les présentes conditions, sous réserve des dispositions légales applicables à leur situation.

Aucune disposition des présentes conditions ne limite les droits auxquels la loi interdit de renoncer.

Article 2 — Catégories de membres, déclaration de la flotte et cotisations

Rabais Routiers propose différentes catégories d’adhésion destinées aux entreprises de transport, aux propriétaires-exploitants, aux travailleurs autonomes, aux chauffeurs et aux employés admissibles.

Les tarifs, les durées d’adhésion et les modalités de paiement applicables sont présentés au membre lors de son inscription en ligne, avant la confirmation de son adhésion.

Déclaration du nombre de camions

Lors de son inscription, toute entreprise ou tout propriétaire-exploitant doit déclarer le nombre total de camions composant sa flotte. La cotisation applicable est établie à partir de ce nombre, selon la tarification présentée avant la confirmation de l’adhésion. Cette déclaration doit être complète, exacte et conforme à la situation réelle de l’entreprise.

Le membre doit informer Rabais Routiers Canada inc. de tout ajout de camion à sa flotte pendant sa période d’adhésion afin de permettre l’ajustement des cotisations applicables. Les cotisations applicables à l’ajout de camions et leurs modalités de calcul sont présentées au membre avant la confirmation de l’ajout. L’ajout d’un camion ne modifie pas la date d’expiration de l’adhésion en cours.

En cas de déclaration inexacte ou incomplète, Rabais Routiers peut demander les renseignements nécessaires pour vérifier le nombre de camions et réclamer les cotisations supplémentaires applicables selon la tarification contractuellement convenue.

Avant de suspendre les avantages pour ce motif, Rabais Routiers transmet au membre un avis écrit précisant l’écart constaté, les renseignements ou les sommes demandés ainsi qu’un délai de quinze (15) jours pour régulariser son dossier. À défaut de régularisation dans ce délai, les avantages peuvent être suspendus jusqu’à la correction du dossier.

Réduction du nombre de camions

Lorsqu’un membre vend un ou plusieurs camions ou réduit sa flotte pendant sa période d’adhésion, les cotisations déjà acquittées pour ces camions demeurent non remboursables et ne donnent droit à aucun crédit ni ajustement rétroactif, sous réserve des droits impératifs prévus par les lois applicables.

Le membre n’est pas tenu de signaler la vente ou le retrait d’un camion pendant sa période d’adhésion.

Pour que cette réduction soit prise en compte au prochain renouvellement, le membre doit toutefois mettre à jour le nombre de camions inscrit à son dossier, dans son espace membre ou en communiquant avec Rabais Routiers, avant la date du renouvellement automatique. À défaut, le renouvellement est effectué selon le nombre de camions déjà inscrit au dossier.

Admissibilité aux rabais

Les rabais sur le carburant sont exclusivement réservés aux entreprises et aux travailleurs autonomes détenant une adhésion admissible.

Les autres catégories de membres bénéficient des avantages applicables, à l’exclusion des rabais sur le carburant.

Article 3 — Durée de l’adhésion

Rabais Routiers offre des adhésions d’une durée de un (1), deux (2) ou trois (3) ans.

La période d’adhésion débute à la date d’activation et se termine à la date d’expiration précisée dans la confirmation d’adhésion et inscrite au dossier du membre. Cette date est également affichée sur la carte virtuelle, sous réserve de sa mise à jour.

Les avantages sont accessibles pendant la période de validité de l’adhésion, sous réserve des conditions du programme.

Article 4 — Renouvellement automatique de l’adhésion

Pour les adhésions souscrites à des fins commerciales par une entreprise ou un travailleur autonome, l’adhésion est renouvelée automatiquement à son échéance pour une période correspondant à la durée de la période en cours, soit un (1), deux (2) ou trois (3) ans, sauf si une nouvelle durée a été expressément convenue avec le membre avant le renouvellement. La durée ainsi convenue s’applique également aux renouvellements subséquents, à moins d’une nouvelle modification expressément convenue. Le renouvellement automatique et les paiements correspondants doivent avoir été préalablement autorisés par le membre.

Le renouvellement est effectué pour le même nombre de camions que celui inscrit au dossier du membre, à moins qu’une modification ait été enregistrée avant le renouvellement. Le membre est responsable de vérifier et de mettre à jour les renseignements relatifs à sa flotte dans son espace membre ou en communiquant avec Rabais Routiers avant la date de renouvellement. Les cartes d’employés supplémentaires facturées sont également reconduites selon la quantité inscrite au dossier, sauf modification enregistrée avant le renouvellement.

Rabais Routiers transmet au membre un avis écrit de renouvellement entre le 90e et le 60e jour précédant la date d’expiration de son adhésion. Cet avis précise la date du renouvellement, sa durée, le nombre de camions retenu, le nombre de cartes d’employés supplémentaires facturées, le cas échéant, le montant des cotisations applicables, les modalités de paiement et la procédure permettant de désactiver le renouvellement automatique.

Si une modification du nombre de camions, du nombre de cartes supplémentaires ou de la durée de l’adhésion est enregistrée après l’envoi de l’avis de renouvellement, Rabais Routiers transmet au membre une confirmation des paramètres mis à jour et du montant révisé avant le prélèvement.

Sauf modification ou désactivation du renouvellement automatique avant la date de renouvellement, les cotisations annoncées sont prélevées selon les modalités de paiement préalablement autorisées par le membre, sous réserve des exigences légales applicables.

Le membre peut désactiver le renouvellement automatique en tout temps avant son exécution, sans frais ni pénalité, dans son espace membre ou en communiquant avec Rabais Routiers aux coordonnées indiquées sur le site Web. La désactivation empêche le prochain renouvellement et les renouvellements subséquents, tant que cette option n’est pas réactivée par le membre.

La désactivation du renouvellement automatique ne met pas fin à la période d’adhésion en cours et ne donne pas droit, à elle seule, à son remboursement. Toute demande concernant une période déjà renouvelée est traitée conformément à l’article 6 et aux lois applicables.

Rabais Routiers peut refuser un renouvellement pour un motif objectif lié à l’admissibilité du membre ou à un manquement non régularisé aux présentes conditions. Le motif est communiqué au membre et aucune cotisation n’est prélevée pour la période non renouvelée.

Pour les adhésions souscrites personnellement par des chauffeurs, les modalités de renouvellement sont présentées séparément avant leur acceptation et doivent respecter les dispositions légales applicables à leur situation.

Article 5 — Activation et preuve d’adhésion

L’adhésion initiale est activée immédiatement à la confirmation du paiement. Lorsqu’un renouvellement est confirmé et payé avant l’expiration de la période en cours, la nouvelle période débute à l’échéance de cette dernière, sans réduire sa durée restante.

Après l’activation de l’adhésion, le membre reçoit une confirmation électronique et une carte virtuelle pouvant être enregistrée dans le portefeuille numérique (Wallet) de son appareil mobile.

La carte virtuelle et le courriel de confirmation constituent les documents de preuve de l’adhésion du membre auprès des partenaires participants.

La validité d’une adhésion est déterminée par sa date d’expiration, les conditions du programme et toute révocation, annulation ou résiliation applicable en vertu des présentes conditions ou de la loi.

À la date de prise d’effet d’une annulation, d’une résiliation ou d’une révocation de l’adhésion, les documents de preuve correspondants cessent de donner accès aux avantages, même si une date d’expiration ultérieure y figure.

Un remboursement partiel ou une correction de facturation ne met pas, à lui seul, fin à l’adhésion, sauf indication contraire expressément communiquée au membre.

Le membre reconnaît que la carte virtuelle enregistrée dans un portefeuille numérique peut demeurer affichée sur son appareil, notamment si les mises à jour automatiques ont été désactivées ou si l’appareil n’est pas connecté à Internet. La présence ou l’affichage de la carte virtuelle ne confère aucun droit si l’adhésion correspondante a été révoquée, annulée ou résiliée.

La possession d’une carte expirée, falsifiée, révoquée ou utilisée sans autorisation ne donne aucun droit aux rabais.

Le membre doit cesser d’utiliser et de présenter les documents de preuve d’une adhésion qui n’est plus valide.

Article 6 — Cotisations et politique de remboursement

Sous réserve des dispositions légales applicables auxquelles il ne peut être dérogé, les cotisations sont non remboursables après l’activation de l’adhésion.

Aucun remboursement, crédit, prorata ou ajustement n’est accordé du seul fait que le membre n’utilise pas les avantages, les utilise moins que prévu, réduit sa flotte ou cesse ses activités pendant la période d’adhésion.

Cette politique s’applique aux adhésions initiales et renouvelées d’une durée de un (1), deux (2) ou trois (3) ans, ainsi qu’aux cotisations relatives aux camions et aux cartes supplémentaires.

Cette politique ne fait pas obstacle à la correction d’un paiement prélevé en double ou par erreur, ni aux droits et recours applicables en cas de manquement de Rabais Routiers à ses obligations.

La présente politique ne limite pas les droits d’annulation, de résiliation ou de remboursement qui ne peuvent être exclus en vertu des lois applicables.

La désactivation du renouvellement automatique ne donne pas droit, à elle seule, au remboursement de la période déjà payée.

Article 7 — Communications électroniques et E-Blasts

Le programme de Rabais Routiers repose notamment sur des ententes commerciales avec des partenaires qui accordent des tarifs préférentiels et des avantages aux membres. En contrepartie, Rabais Routiers offre notamment à ces partenaires de la visibilité auprès de ses membres par la diffusion d’offres promotionnelles, de nouveautés, d’informations commerciales et de publicités.

Ces communications, notamment les E-Blasts, font partie du fonctionnement du regroupement et contribuent au maintien et au développement des avantages offerts aux membres. Le membre est informé de cette particularité avant son adhésion et est encouragé à demeurer abonné afin de prendre connaissance des offres des partenaires.

Rabais Routiers peut transmettre ces communications par courriel ou par message texte (SMS), dans le respect des lois applicables. Lorsque le consentement du membre est requis, il est recueilli séparément des présentes conditions.

Le membre peut se désabonner des communications promotionnelles au moyen du mécanisme prévu dans les messages. Les demandes de désabonnement sont traitées conformément aux exigences et aux délais légaux applicables. Le désabonnement n’entraîne pas, à lui seul, l’annulation de l’adhésion ni la perte des avantages.

Les communications administratives nécessaires à la gestion de l’adhésion, notamment les confirmations, les factures et les avis de renouvellement, demeurent distinctes des communications promotionnelles.

Article 8 — Cartes des employés et des chauffeurs

Les cartes de membre des employés sont émises au nom de l’entreprise ayant payé leur adhésion et portent la mention « Employé ». Elles ne comportent pas le nom de l’employé qui les utilise.

L’entreprise peut réattribuer une carte d’employé à un autre employé pendant sa période de validité, sans modifier sa date d’expiration. Chaque carte est destinée à l’usage d’une seule personne à la fois. Lors d’une réattribution, l’entreprise doit s’assurer que le détenteur précédent cesse de l’utiliser et supprime toute copie en sa possession, notamment dans son portefeuille numérique.

Si l’entreprise ne réattribue pas la carte, celle-ci peut demeurer utilisée par son détenteur jusqu’à sa date d’expiration, même après son départ de l’entreprise, sous réserve des autres dispositions des présentes conditions.

Rabais Routiers Canada inc. ne vérifie pas le maintien du lien d’emploi ni l’identité du détenteur des cartes d’employés. L’entreprise est responsable de la gestion de leur attribution et de leur réattribution.

Les cartes des chauffeurs ayant souscrit personnellement une adhésion sont émises à leur nom et sont réservées à leur usage personnel. Elles demeurent valides jusqu’à leur date d’expiration, sauf suspension, annulation ou résiliation applicable conformément aux présentes conditions ou à la loi.

Les cartes de membre ne peuvent être reproduites, revendues ou utilisées frauduleusement.

Article 9 — Vérification par les partenaires

Les partenaires peuvent demander une preuve d’adhésion valide et, en cas de doute concernant son authenticité, son expiration ou son utilisation autorisée, demander une confirmation à Rabais Routiers selon les modalités prévues dans leurs ententes respectives.

Rabais Routiers n’impose pas de vérification électronique systématique à chaque transaction.

L’accès aux outils administratifs du regroupement demeure réservé aux personnes autorisées.

Les conditions de vérification propres à chaque partenaire peuvent être précisées dans les ententes commerciales applicables.

Article 10 — Disponibilité des rabais, ouverture de comptes et responsabilités des partenaires

10.1 — Rabais et avantages des partenaires

Les tarifs préférentiels, les fournisseurs participants et les avantages offerts peuvent évoluer pendant la durée d’une adhésion.

Les rabais demeurent soumis aux critères d’admissibilité, aux modalités commerciales et aux conditions particulières de chaque partenaire.

Rabais Routiers Canada inc. ne garantit pas un montant minimal d’économies à ses membres.

10.2 — Ouverture de comptes auprès des partenaires pétroliers

L’accès aux programmes de rabais sur le carburant nécessite l’ouverture ou l’admissibilité d’un compte auprès du partenaire pétrolier concerné.

Les demandes d’ouverture de compte, leur analyse, leur approbation ou leur refus relèvent exclusivement du partenaire pétrolier.

Rabais Routiers Canada inc. n’exerce aucun pouvoir décisionnel quant à l’acceptation d’une demande d’ouverture de compte et ne garantit ni son approbation ni les conditions de crédit accordées.

L’activation de l’adhésion ne constitue pas une confirmation de l’ouverture d’un compte pétrolier ni de l’activation des tarifs préférentiels auprès du partenaire concerné.

10.3 — Déclaration des comptes existants lors de l’adhésion

Lors de son adhésion, le membre qui souhaite bénéficier des rabais sur le carburant doit indiquer, dans le formulaire d’inscription, s’il possède déjà un compte ou une carte de carburant auprès de l’un des partenaires pétroliers du regroupement, notamment Harnois, Esso ou Irving.

Pour chaque partenaire auprès duquel il détient déjà un compte, le membre doit sélectionner le partenaire concerné et inscrire le numéro d’une de ses cartes de carburant ou fournir une photographie lisible de celle-ci, selon les options offertes dans le formulaire. Ces renseignements permettent à Rabais Routiers Canada inc. d’identifier le compte existant et de demander au partenaire l’application des tarifs préférentiels du regroupement.

Lorsque les renseignements nécessaires sont complets, Rabais Routiers transmet la demande de rattachement du compte au programme au partenaire concerné dans un délai raisonnable. Cette transmission ne constitue pas une confirmation de l’activation des tarifs, laquelle relève du partenaire.

Le membre qui ne détient pas de compte auprès du partenaire choisi doit remplir le formulaire de demande d’ouverture de compte disponible sur le site Web de Rabais Routiers. L’approbation du compte et l’application des tarifs relèvent du partenaire concerné.

Le membre est responsable de fournir des renseignements exacts et complets lors de son adhésion. Rabais Routiers Canada inc. ne peut être tenue responsable de la non-application des rabais lorsque celle-ci résulte directement de l’omission du membre de déclarer un compte existant, de sélectionner le partenaire concerné ou de fournir le numéro ou la photographie de carte demandé, sous réserve des lois applicables.

Dans cette situation, le membre ne peut réclamer à Rabais Routiers Canada inc. de compensation pour les rabais non obtenus avant la réception des renseignements nécessaires, sous réserve des droits et recours prévus par la loi. La transmission ultérieure de ces renseignements permet d’entreprendre les démarches d’activation, sans garantie d’application rétroactive.

Le membre demeure responsable de vérifier l’application effective des tarifs préférentiels sur ses relevés et factures. La présente clause ne limite pas la responsabilité de Rabais Routiers pour ses propres fautes ou manquements, lorsque la loi ne permet pas de l’exclure.

10.4 — Vérification des tarifs et activation des rabais sur le carburant

L’application des tarifs préférentiels sur le carburant relève des partenaires pétroliers et de leurs systèmes de gestion et de facturation.

Pour un nouveau compte, dès la réception de sa première lettre ou liste de prix du partenaire pétrolier, le membre doit communiquer avec Rabais Routiers Canada inc. afin de comparer les tarifs reçus avec ceux négociés dans le cadre du programme et de confirmer leur application.

Pour un compte existant, le membre est invité à communiquer avec Rabais Routiers dès la réception de la première liste de prix ou facture suivant sa demande de rattachement au programme, afin de vérifier l’application des tarifs préférentiels. S’il n’a reçu aucun document permettant cette vérification, il est invité à communiquer avec Rabais Routiers dans les cinq (5) jours ouvrables suivant son adhésion afin de faire le point sur sa demande.

Ce délai constitue un délai de suivi recommandé et n’entraîne pas, à lui seul, la perte d’un droit ou d’un recours. Le membre demeure responsable de cette démarche de vérification ainsi que de l’examen des prix et des rabais figurant sur ses factures et relevés de compte.

10.5 — Erreurs de prix et ajustements

Chaque partenaire demeure responsable des prix, de la facturation et de l’application des rabais relevant de ses opérations. Rabais Routiers n’assume pas les erreurs exclusivement imputables au partenaire, sous réserve des responsabilités qui lui incombent selon la loi.

Cette disposition n’exclut pas la responsabilité de Rabais Routiers pour ses propres fautes ou manquements. Lorsqu’une erreur est signalée, Rabais Routiers s’engage à déployer des efforts raisonnables pour accompagner le membre dans ses démarches auprès du partenaire concerné et faciliter la recherche d’une solution.

Toute correction, tout crédit ou tout ajustement de facturation demeure soumis à la vérification et aux procédures du partenaire responsable.

Rabais Routiers ne peut garantir l’obtention d’un remboursement, d’un crédit ou d’un ajustement rétroactif.

10.6 — Modification des programmes

Les partenaires peuvent modifier leurs tarifs, leurs critères d’admissibilité ou leurs conditions commerciales conformément aux ententes applicables.

Rabais Routiers s’efforce de communiquer aux membres les modifications importantes dont il a connaissance, sans garantir le maintien permanent d’un tarif ou d’un avantage particulier.

Toute modification contractuelle demeure soumise aux exigences légales applicables.

Article 11 — Utilisation du site Web

Le contenu du site Web de Rabais Routiers est fourni à des fins d’information et de gestion du programme.

Les textes, éléments graphiques et documents appartenant à Rabais Routiers sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables.

Les marques et logos des partenaires demeurent la propriété de leurs titulaires respectifs.

Les membres doivent utiliser les services du site conformément aux présentes conditions.

Article 12 — Protection des renseignements personnels

Rabais Routiers Canada inc. accorde une importance particulière à la protection des renseignements personnels de ses membres et des visiteurs de son site Web.

Rabais Routiers recueille les renseignements nécessaires à l’inscription, à l’administration des adhésions, au traitement des paiements, aux communications et à l’accès aux avantages des partenaires.

Les renseignements peuvent être communiqués aux partenaires et aux fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire et légalement permis.

Pour les demandes liées aux programmes de carburant, les renseignements recueillis peuvent comprendre l’identité du partenaire pétrolier, le numéro d’une carte ou une photographie permettant d’identifier le compte concerné. Seuls les renseignements nécessaires au traitement de la demande doivent être transmis. Aucun NIP ni mot de passe ne doit être fourni.

Les modalités d’utilisation, de communication, de protection et de conservation de ces renseignements sont précisées dans la Politique de confidentialité.

Article 13 — Acceptation des conditions

Avant de confirmer son adhésion, le membre doit accepter les présentes Conditions d’adhésion et d’utilisation et reconnaître avoir pris connaissance de la Politique de confidentialité au moyen des mécanismes prévus dans le formulaire.

Les autorisations relatives aux paiements récurrents et les consentements aux communications commerciales sont recueillis séparément, de manière claire et distincte, conformément aux exigences légales applicables.

Les présentes conditions ne limitent aucun droit auquel il est interdit de renoncer en vertu de la loi.

1. Qui sommes-nous?

Rabais Routiers est une plateforme d'adhésion et de services destinée principalement aux entreprises, aux travailleurs autonomes, aux employés et aux chauffeurs du secteur du transport.

La plateforme est exploitée par :

Nom légal : Rabais Routiers Canada inc.

Nom commercial : Rabais Routiers

NEQ : 1171850739

Adresse : 5045, route 143, Stanstead-Est (Québec) J0B 3E0

Téléphone : 819 437-8536

Site Web : https://rabais-routiers.com

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités.

Elle s'applique notamment :

au site Web de Rabais Routiers;
au portail client et aux formulaires en ligne;
aux demandes d'adhésion et aux abonnements;
aux achats, paiements, factures et renouvellements;
aux cartes de membre physiques et numériques;
aux passes Apple Wallet et Google Wallet;
aux communications avec notre service à la clientèle;
aux communications avec nos partenaires et fournisseurs de services.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne suivante agit comme responsable de la protection des renseignements personnels pour Rabais Routiers :

Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels

Nom : Jean-François Ouellet

Courriel : confidentialite@rabais-routiers.com

Téléphone : 819 437-8536

Adresse postale : 5045, route 143, Stanstead-Est (Québec) J0B 3E0

Cette personne reçoit les questions, demandes d'accès, demandes de rectification, demandes de retrait du consentement et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires pour fournir nos services, administrer les adhésions et respecter nos obligations.

3.1 Renseignements d'identité et de contact

Nous pouvons recueillir :

le prénom et le nom;
l'adresse postale;
l'adresse courriel;
le numéro de téléphone et le numéro d'extension;
la langue de communication;
le titre, la fonction ou le rôle au sein d'une organisation;
les renseignements permettant de confirmer l'identité d'une personne.

3.2 Renseignements relatifs à une entreprise ou à un emploi

Nous pouvons recueillir :

la dénomination sociale et le nom d'opération;
l'adresse et les coordonnées de l'entreprise;
le nombre d'employés et de véhicules;
le type et le nombre de camions;
les territoires et destinations desservis;
le lien entre un membre et une entreprise;
le statut de propriétaire, travailleur autonome, employé ou chauffeur;
les renseignements transmis par un représentant autorisé de l'entreprise.

Certains renseignements professionnels, comme le nom, le titre professionnel et les coordonnées d'affaires, peuvent ne pas être considérés comme des renseignements personnels dans certaines situations prévues par la loi. Nous les protégeons néanmoins de manière appropriée.

3.3 Renseignements relatifs à l'adhésion

Nous pouvons recueillir :

le type d'adhésion ou de carte;
le numéro de membre ou de carte;
la durée et le statut de l'abonnement;
la date d'activation, de renouvellement ou d'expiration;
l'admissibilité à certains avantages;
les cartes attribuées à une entreprise, à un employé ou à un chauffeur;
l'historique des modifications, remplacements et renouvellements;
les demandes relatives à des cartes de partenaires;
les documents ou images volontairement transmis pour traiter une demande.

3.4 Renseignements relatifs aux paiements et transactions

Nous pouvons recueillir :

l'adresse de facturation;
les commandes, factures, paiements et remboursements;
le montant, la date et le statut d'une transaction;
le mode de paiement;
les références et jetons de transaction fournis par le prestataire de paiement;
une partie masquée du numéro de carte, comme les quatre derniers chiffres, lorsque fournie par le prestataire.

Les renseignements complets de carte de crédit sont saisis et traités par notre prestataire de paiement. Rabais Routiers ne conserve pas le numéro complet de la carte de crédit ni son code de sécurité dans ses propres systèmes.

3.5 Renseignements relatifs aux cartes numériques

Lorsque vous ajoutez une carte à Apple Wallet ou Google Wallet, nous pouvons traiter :

l'identifiant de la carte numérique;
le type et le statut de la carte;
le numéro de membre;
le nom du titulaire ou de l'entreprise;
la date d'expiration;
les renseignements affichés dans la passe;
les identifiants techniques nécessaires à l'émission, à la mise à jour ou à la révocation de la passe;
les renseignements techniques transmis par le fournisseur du portefeuille numérique.

Apple et Google peuvent traiter séparément certains renseignements conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

3.6 Renseignements relatifs aux communications

Nous pouvons recueillir :

les courriels et messages qui nous sont transmis;
les demandes de soutien et les plaintes;
les notes prises lors d'un appel ou d'une intervention;
les préférences de communication;
les consentements ou refus relatifs aux communications promotionnelles;
les réponses à des sondages ou formulaires.

3.7 Renseignements techniques

Lors de l'utilisation de notre site ou de notre portail, nous pouvons recueillir :

l'adresse IP;
le type d'appareil, de navigateur et de système d'exploitation;
la date et l'heure de connexion;
les pages consultées et les actions effectuées;
les identifiants de session;
les journaux d'authentification, de sécurité et d'erreurs;
les choix relatifs aux témoins de connexion;
les renseignements nécessaires à la prévention de la fraude et des accès non autorisés.

Nous ne recueillons pas de données de localisation précise ou continue à partir de votre appareil. Un service de recherche ou de validation d'adresse peut toutefois recevoir le texte d'une adresse que vous saisissez.

3.8 Références et demandes auprès de partenaires

Lorsque vous recommandez une personne ou demandez qu'un partenaire communique avec vous, nous pouvons recueillir les coordonnées nécessaires pour traiter la demande.

Vous devez vous assurer d'avoir l'autorisation de transmettre les renseignements personnels d'une autre personne.

4. Comment recueillons-nous les renseignements?

Nous pouvons recueillir des renseignements :

directement auprès de vous;
au moyen de nos formulaires Web et de notre portail client;
lors de la création ou de la gestion d'un compte;
lors d'un achat, d'un paiement ou d'un renouvellement;
par courriel, téléphone ou autre moyen de communication;
auprès d'un employeur, d'une entreprise membre ou d'un représentant autorisé;
auprès d'un fournisseur de paiement;
auprès d'un partenaire lorsque vous avez demandé cette communication;
automatiquement au moyen de témoins essentiels et de journaux techniques;
auprès d'Apple ou de Google lors de l'émission ou de la gestion d'une carte numérique.

Lorsqu'un représentant d'entreprise nous transmet des renseignements concernant un employé ou un chauffeur, ce représentant doit être autorisé à le faire et doit informer la personne concernée lorsque la loi l'exige.

5. Pourquoi utilisons-nous les renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

créer et administrer un compte;
vérifier l'identité et les autorisations d'un utilisateur;
traiter une adhésion, une commande ou un renouvellement;
émettre, imprimer, activer, remplacer ou révoquer une carte;
produire et mettre à jour une passe Apple Wallet ou Google Wallet;
administrer les avantages associés à l'adhésion;
traiter les paiements, factures, crédits et remboursements;
communiquer avec les membres;
fournir du soutien et répondre aux plaintes;
traiter les demandes auprès de partenaires;
prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés;
assurer la sécurité, la disponibilité et le bon fonctionnement de la plateforme;
respecter nos obligations comptables, fiscales, contractuelles et légales;
établir, exercer ou défendre un droit;
produire des statistiques internes sous une forme dépersonnalisée ou anonymisée;
améliorer nos services;
transmettre des communications promotionnelles lorsque le consentement requis a été obtenu.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à une nouvelle fin incompatible sans obtenir un nouveau consentement, sauf lorsque la loi le permet.

6. Consentement

Nous demandons un consentement clair lorsque celui-ci est requis.

Une demande de consentement est présentée séparément lorsque la nature du renseignement, son degré de sensibilité ou la finalité de son utilisation l'exige.

Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Un retrait peut empêcher Rabais Routiers de continuer à fournir un service qui nécessite le renseignement concerné.

Le retrait d'un consentement n'a pas d'effet rétroactif sur les traitements déjà effectués légalement.

7. Témoins de connexion et technologies similaires

7.1 Témoins essentiels

Notre plateforme utilise des témoins strictement nécessaires pour :

maintenir une session sécurisée;
permettre la connexion au portail;
conserver le contenu d'un panier;
prévenir les attaques et les soumissions frauduleuses;
mémoriser des choix de sécurité ou de langue;
assurer le fonctionnement du site.

Ces témoins ne peuvent généralement pas être désactivés sans nuire au fonctionnement du service.

7.2 Témoins optionnels

Les témoins d'analyse, de personnalisation ou de publicité ne sont activés qu'après l'obtention du consentement requis.

Les fonctions permettant d'identifier une personne, de la localiser ou d'effectuer un profilage sont désactivées par défaut lorsqu'elles ne sont pas strictement nécessaires.

Vous pouvez modifier vos choix au moyen de l'outil de gestion des témoins accessible sur notre site.

Le refus des témoins optionnels n'empêche pas l'accès aux fonctions essentielles du site.

7.3 Profilage et décisions automatisées

Rabais Routiers n'utilise pas les renseignements personnels à des fins de publicité comportementale sans consentement.

Lorsqu'une technologie est utilisée pour effectuer un profilage ou pour rendre une décision exclusivement automatisée ayant un effet important sur une personne, nous fournissons les renseignements exigés par la loi, notamment les facteurs principaux ayant mené à la décision et les moyens permettant de faire corriger les renseignements utilisés.

8. Communications électroniques

Nous pouvons envoyer des communications nécessaires à l'exécution du service, notamment :

des confirmations d'inscription ou de paiement;
des avis de renouvellement ou d'expiration;
des messages relatifs à une carte;
des alertes de sécurité;
des réponses à une demande de soutien;
des communications requises par la loi.

Les communications promotionnelles sont envoyées lorsque la loi le permet et lorsqu'un consentement valable a été obtenu.

Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles au moyen du lien de désabonnement inclus dans le message ou en communiquant avec nous.

Les communications administratives essentielles au maintien du compte ou de l'adhésion peuvent continuer d'être transmises.

9. À qui pouvons-nous communiquer les renseignements?

L'accès interne est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :

le service à la clientèle;
l'administration des abonnements;
la facturation et la comptabilité;
l'impression et la gestion des cartes;
les responsables techniques et de la sécurité;
le responsable de la protection des renseignements personnels;
la direction, lorsque nécessaire.

Nous pouvons communiquer des renseignements à des fournisseurs qui agissent pour notre compte, notamment :

notre fournisseur ERP et d'hébergement Odoo/Odoo.sh;
nos fournisseurs d'infrastructure infonuagique;
nos prestataires de paiement;
nos fournisseurs de courriel, de messagerie ou de télécommunications;
nos fournisseurs de cybersécurité, de sauvegarde et de soutien informatique;
nos fournisseurs d'impression et de production de cartes;
Apple et Google pour les cartes numériques;
nos fournisseurs de validation d'adresse;
nos comptables, vérificateurs, avocats et autres conseillers professionnels;
un assureur ou un partenaire lorsqu'une personne demande expressément d'être mise en communication avec lui.

Ces fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements que pour fournir les services convenus, sous réserve de leurs obligations légales.

Nous pouvons également communiquer des renseignements :

lorsque la personne concernée y consent;
lorsque la loi l'exige ou l'autorise;
en réponse à une ordonnance ou à une demande légalement valide;
pour prévenir ou enquêter sur une fraude ou un incident de sécurité;
dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion, d'un financement ou d'une vente d'entreprise, sous réserve des mesures de protection applicables.

Rabais Routiers ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

10. Traitement à l'extérieur du Québec

Certains fournisseurs de services peuvent traiter ou conserver des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada.

Dans une telle situation, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités et peuvent être accessibles aux autorités qui y exercent une compétence légale.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou de confier leur traitement à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place des mesures contractuelles, administratives et techniques appropriées.

11. Conservation, destruction et anonymisation

Nous conservons les renseignements uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

De façon générale :

les renseignements d'un compte actif sont conservés pendant la relation avec le membre;
les renseignements nécessaires au traitement d'un différend, d'une plainte ou d'un incident peuvent être conservés pendant une période supplémentaire raisonnable;
les registres comptables et fiscaux sont généralement conservés pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent;
les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une période limitée correspondant aux besoins de sécurité et d'enquête;
les renseignements associés à une carte révoquée ou expirée sont supprimés, dépersonnalisés ou archivés selon notre calendrier de conservation;
les consentements et preuves de transaction sont conservés aussi longtemps qu'ils peuvent être nécessaires pour démontrer le respect de nos obligations.

À l'expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet et qu'un objectif sérieux et légitime le justifie.

12. Mesures de sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la nature et à la sensibilité des renseignements, notamment :

la limitation des accès selon les rôles;
l'authentification et, lorsque disponible, l'authentification multifacteur;
le chiffrement des communications;
le chiffrement ou le hachage de certains renseignements sensibles;
la journalisation des accès et opérations sensibles;
la sauvegarde et la restauration des données;
les mises à jour et correctifs de sécurité;
la surveillance des systèmes;
la formation et les engagements de confidentialité du personnel;
des procédures de gestion des incidents;
des clauses de confidentialité avec les fournisseurs.

Aucune méthode de transmission ou de conservation ne peut éliminer tous les risques. Nous adaptons nos mesures en fonction de l'évolution des menaces et de nos activités.

13. Incidents de confidentialité

Nous maintenons un processus permettant de détecter, d'évaluer et de traiter les incidents de confidentialité.

Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec conformément aux exigences applicables.

Nous tenons également un registre des incidents de confidentialité.

Une personne qui croit que son compte ou ses renseignements ont été compromis doit communiquer rapidement avec nous à :

confidentialite@rabais-routiers.com

14. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

de confirmer si nous détenons des renseignements à votre sujet;
d'accéder à vos renseignements personnels;
d'obtenir une copie de ces renseignements;
de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
de faire mettre à jour vos renseignements;
de retirer un consentement;
d'obtenir de l'information sur la source de certains renseignements;
d'obtenir de l'information sur les personnes ou catégories de personnes auxquelles ils ont été communiqués;
de faire cesser la diffusion de renseignements dans les situations prévues par la loi;
de faire désindexer ou réindexer un hyperlien dans les situations prévues par la loi;
d'obtenir certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
de demander que ces renseignements soient communiqués à une organisation autorisée lorsque les conditions du droit à la portabilité sont respectées;
de déposer une plainte relative à nos pratiques.

Pour exercer un droit, transmettez une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons demander les renseignements nécessaires pour vérifier votre identité. Ces renseignements seront utilisés uniquement pour traiter la demande.

Nous répondons généralement dans les 30 jours suivant la réception d'une demande complète. Lorsqu'une demande est refusée en tout ou en partie, nous fournissons les motifs du refus et les recours applicables.

Une personne insatisfaite peut communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec.

15. Renseignements concernant les mineurs

Les services de Rabais Routiers ne s'adressent pas directement aux enfants de moins de 14 ans.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d'un enfant de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la loi permet une telle collecte.

16. Liens et services de tiers

Notre site ou notre portail peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.

Rabais Routiers n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers. Nous recommandons de consulter leurs politiques avant de leur transmettre des renseignements.

17. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter :

une modification de nos services;
l'ajout ou le retrait d'un fournisseur;
une évolution de nos pratiques technologiques;
une modification législative ou réglementaire;
de nouvelles mesures de protection.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.

Lorsqu'une modification est importante, un avis est publié sur notre site ou transmis aux personnes concernées par un moyen approprié avant ou au moment de son entrée en vigueur.

18. Questions et plaintes

Toute question ou plainte peut être adressée à :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Jean-François Ouellet

Rabais Routiers Canada inc.

5045, route 143, Stanstead-Est (Québec) J0B 3E0

confidentialite@rabais-routiers.com

819 437-8536

Nous analysons les plaintes de manière confidentielle, impartiale et diligente.